A gestão eletrônica de documentos para escritório de advocacia pode aumentar a produtividade no dia a dia. Ainda hoje, a maioria dos advogados perde tempo buscando documentos e informações em arquivos e e-mails. Além disso, muitos não conseguem trabalhar de forma simultânea em um documento, o que minimiza a eficiência na execução de atividades e dificulta o trabalho em equipe. A boa notícia é que a tecnologia pode mudar esse cenário.
A GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é um recurso tecnológico que auxilia na criação, armazenamento e controle de arquivos eletrônicos, permitindo que dados e informações possam ser gerenciados de forma 100% digital. Com esse tipo de gestão é possível manter a integridade de todos os documentos e informações digitais, classificando e deixando acessível qualquer documento, de forma lógica e ordenada.
Alguns escritórios já adotaram a GED e utilizam diferentes ferramentas, principalmente softwares jurídicos. Contudo, o Microsoft SharePoint pode ser um bom recurso para realizar esse tipo de gestão. Como ele se integra a outros programas da Microsoft que são amplamente utilizados em escritórios de advocacia (Word, Excel, Powerpoint, etc), ele é facilmente incorporado na rotina. Para saber mais sobre a gestão eletrônica de documentos para escritórios de advocacia e o uso do SharePoint, não deixe de conferir.
Por que a gestão eletrônica de documentos para escritórios de advocacia é importante?
Não é segredo que escritórios de advocacia trabalham diariamente com inúmeros documentos e informações. Uma pesquisa feita pela PwC em 2013 apontou que a maior parte dos profissionais chega a perder 50% do seu tempo apenas buscando documentos e informações. Não é por outra razão que manter documentos e arquivos organizados, categorizados e digitalizados não só auxilia o trabalho do advogado, como também melhora a eficiência do escritório. Afinal, com apenas alguns cliques é possível encontrar todo tipo de documento e informação.
Hoje o advogado vive um novo momento, onde a tecnologia já faz parte do dia a dia. Houve a migração do processo físico para o processo digital e muitos profissionais ainda estão se adaptando a essa realidade. A pandemia, no entanto, acelerou o processo de digitalização do mercado jurídico e nem todos os profissionais estavam preparados para essa mudança brusca. Para aqueles advogados que ainda não conseguiram se adaptar ao dia a dia do home office, ou mesmo ao modelo híbrido de trabalho, a Gestão Eletrônica de Documentos é uma boa solução. Isso porque ela facilita a organização dos documentos no ambiente online e, consequentemente, facilita o seu acesso e a execução de tarefas mesmo quando o advogado está trabalhando remotamente. A Gestão Eletrônica de Documentos é uma das bases para qualquer escritório digital. Por isso, é imprescindível adotar esse sistema, especialmente para aqueles que precisam trabalhar com uma equipe remota, ou se dividem entre o escritório e o home office.
Como o SharePoint realiza a Gestão Eletrônica de Documentos?
O Microsoft SharePoint é um recurso criado pela Microsoft para incentivar a colaboração e a comunicação. Uma das suas principais funcionalidades é que ele permite a criação de um site personalizado, uma espécie de “portal da empresa”, onde todos os membros de uma equipe podem compartilhar informações, coordenar casos e interagir de forma segura com clientes.
O Sharepoint se integra perfeitamente com todos os recursos Microsoft, entre eles o Word, Excel, Powerpoint, Outlook, e outros. Na prática isso permite que diferentes usuários colaborem na elaboração de uma petição ou um relatório, por exemplo, ou ainda, possam realizar conjuntamente o controle de prazos em uma planilha de processos.
Outra funcionalidade do SharePoint é justamente a gestão de documentos. Através do sistema é possível organizar todos os arquivos, casos de clientes e documentos em um único local. Isso faz com que qualquer advogado acesse informações de forma rápida e fácil, na velocidade de alguns cliques, mesmo trabalhando fora do escritório.
Além da organização e da possibilidade de se trabalhar de qualquer lugar, o SharePoint é seguro. A ferramenta dispõe de recursos de criptografia, que impedem que o documento seja corrompido. Por fim, ele também permite o compartilhamento de arquivos com usuários específicos, ou seja, você pode limitar os colaboradores do escritório que têm acesso a um determinado arquivo ou conteúdo, garantindo assim mais segurança para informações confidenciais.
SharePoint ou Software jurídico: qual escolher?
Sem dúvida o SharePoint é um excelente recurso para a gestão eletrônica de documentos para escritórios de advocacia, além de auxiliar no trabalho colaborativo. Porém, talvez você esteja se perguntando: o que é melhor? Ter um software jurídico ou o Microsoft SharePoint?
A verdade é que ambos são extremamente importantes para a rotina do advogado e um não substitui o outro. Pelo contrário, eles se complementam. O SharePoint auxilia na gerência dos arquivos e informações de processos digitais, clientes e muito mais, mas ele não é uma ferramenta que pode ser usada para atuar no controle de prazos, por exemplo. Por isso é importante contar com a ajuda de um bom software jurídico também.
O SharePoint é fundamental para auxiliar na Gestão Eletrônica de Documentos de escritórios de advocacia, mas também é bastante importante ter um software jurídico para auxiliar com a rotina de advogado, como controle de prazos e busca processual!
Quais os benefícios podem ser obtidos através do SharePoint?
É bastante simples: o SharePoint veio para facilitar o dia a dia e aumentar a produtividade em seu escritório de advocacia. Através de um espaço colaborativo e seguro para compartilhamento de arquivos, as pessoas podem criar fluxos de trabalho que automatizam funções e economizam tempo com a GED.
É interessante lembrar que o SharePoint existe desde 2001, mas a princípio foi utilizado somente por grandes empresas. Isto porque ele exigia uma infraestrutura de TI cara para a sua total implementação. Tudo isto mudou com o lançamento do Office 365, que incluiu em seu portfólio o SharePoint Online, permitindo que essa ferramenta seja utilizada por qualquer empresa, incluindo escritórios de advocacia de qualquer porte.
As chances de seu escritório já contar com o Office 365 são altas, já que ele oferece muitos recursos indispensáveis para o advogado, como o Microsoft Excel e o Microsoft Word, por exemplo. Então, por que não usar também o SharePoint e aproveitar sua GED?
Se a sua preocupação é com a segurança, pode ficar tranquilo. Um dos pilares de atuação da Microsoft é garantir a segurança dos dados das empresas e a privacidade de seus usuários, lembrando que a Microsoft tem ampla expertise em proteção de dados segurança em todos os seus softwares, contando com segurança em diversas camadas e que tornam os riscos de ataques hacker ou ransomwares bastante baixos.
A tecnologia do SharePoint veio para ser uma fiel aliada na otimização do seu dia a dia, organizando o trabalho do bom advogado e fazendo tarefas complexas se tornarem mais simples. Ele também é a ferramenta ideal para escritórios de advocacia que estão trabalhando remotamente ou no modelo híbrido, facilitando a conexão, o engajamento e a execução das atividades mesmo para quem está atuando à distância.
Gostou de saber mais sobre o SharePoint para empresas? Se ainda tiver dúvidas de como utilizar o SharePoint em sua empresa, entre em contato com a Asta Soluções!
