Quando falamos em advocacia digital ou escritório na nuvem, alguns advogados já usam as soluções da Microsoft e do Google. Porém, qual delas pode ser considerada a melhor? Google Workspace ou Microsoft 365 para advogados?
Tanto o Google Workspace, quanto o Microsoft 365 são boas ferramentas. Contudo, dependendo das necessidades, do orçamento e das prioridades do advogado, certamente uma delas acaba sendo mais interessante. Para ajudar você a escolher a melhor solução para o seu escritório na nuvem, preparamos um post completo. Vale a pena conferir!
Google Workspace ou Microsoft 365 para advogados?
Tanto o Google Workspace quanto o Microsoft 365 são ferramentas que contam com recursos para a melhoria da produtividade nas empresas. Quando pensamos no dia a dia dos escritórios, ambas permitem que o advogado realize suas tarefas, usando uma estrutura de nuvem para armazenar documentos e informações.
Antes dessa tecnologia, os advogados precisavam investir altas quantias em hardwares e estruturas de TI para operar o escritório de forma eletrônica. Tanto que, no passado, apenas as grandes bancas contavam com sistemas próprios de TI. Hoje, no entanto, a realidade é bem diferente. Com a tecnologia na nuvem, qualquer escritório pode ter uma estrutura digital. Assim, o advogado pode trabalhar de forma remota e online com muito mais flexibilidade e liberdade.
Tanto o Google Workspace quanto o Microsoft 365 permitem que o advogado envie e gerencie seus e-mails, administre a própria agenda e a do escritório, elabore documentos, planilhas e apresentações, crie formulários de pesquisa, realize videoconferências, além de gerenciar arquivos e documentos.
O Microsoft 365, no entanto, possibilita que o advogado instale seus recursos (Pacote Office 365, Microsoft Teams, etc.) no próprio computador/laptop. Por isso, o trabalho pode ser executado de forma offline de qualquer dispositivo. Vale destacar que, quando mencionamos “qualquer dispositivo”, estamos falando tanto para aqueles que operam para o sistema Windows, quanto para o sistema Mac.
No caso do Google Workspace, recursos como o Google Drive (armazenamento de arquivos) e Google Docs (editor de textos) só podem ser acessados online, embora o sistema possibilite a edição e pesquisa de documentos no módulo offline.
Comparando as duas ferramentas, o Microsoft 365 garante maior autonomia para o advogado, já que mesmo sem ter acesso à internet, o profissional consegue trabalhar normalmente. No caso do Google Workspace isso não ocorre, pois, para acessar os recursos é preciso estar conectado.
Preços e espaço de armazenamento
Tanto o Google Workspace quanto o Microsoft 365 funcionam em um sistema de assinaturas mensais. No plano mais básico, uma assinatura da Microsoft custa R$ 28,60 por usuário, enquanto no Google esse valor é de R$ 24,30.
A diferença entre os valores de fato é muito pequena. Porém, em termos de funcionalidade, as assinaturas diferem bastante. No plano mais básico do Google, o advogado tem acesso a um e-mail comercial personalizado e seguro, videochamadas com até 100 participantes, 30 GB de armazenamento por usuário, controles de segurança, gerenciamento e um suporte padrão.
Já na assinatura do plano básico da Microsoft, o advogado tem acesso a um e-mail corporativo, um programa para videoconferências, 1 TB de armazenamento por organização mais 10 GB por licença adquirida, além da versão online dos recursos do Pacote Office 365. Uma das vantagens da Microsoft é que o armazenamento de dados disponível está em conformidade com a LGPD e como compliance é uma questão que não deve ficar de fora dos escritórios, o Microsoft 365 para advogados pode ser uma ferramenta mais interessante.
Funcionalidades
O Google Workspace e o Microsoft 365 possuem recursos com basicamente as mesmas funcionalidades. Isso quer dizer que, usando qualquer uma das ferramentas o advogado pode criar documentos, planilhas, apresentações, além de se comunicar de forma eficiente com o seu time.
No entanto, o Microsoft 365 conta com uma vantagem para advogados que é o SharePoint. Através dessa funcionalidade, o escritório tem uma plataforma colaborativa que permite que todo o time trabalhe simultaneamente nos documentos armazenados. Com esse tipo de recurso, o advogado não precisa usar o e-mail para enviar documentos ou se comunicar com o time.
O SharePoint também permite que o advogado organize as rotinas do escritório, criando workflows específicos e atribuindo tarefas a outros membros da equipe. Por fim, com essa funcionalidade é possível criar um arquivo de documentos do próprio time, que poderá controlar tanto as versões dos documentos produzidos, quanto a aprovação.
Integração com aplicativos
O Google Workspace é uma ferramenta para se usar de forma independente. Por isso, ele não permite a integração com outros aplicativos externos, exceto se eles forem formatados como uma extensão.
Já o Microsoft 365 é compatível com diversos aplicativos de terceiros. Um dos exemplos de compatibilidade é com o ASANA. Para os advogados, esse recurso de gerenciamento de projetos pode ser facilmente integrado com o Microsoft 365, auxiliando na gestão de processos ou de clientes do escritório. Com esse recurso, o advogado não precisa mais contratar desenvolvedores para ter um sistema completo para o seu escritório. Integrando o Microsoft 365 com outros aplicativos, ele consegue uma estrutura digital completa que atende todas as suas necessidades.
Segurança
Em termos de segurança, o Google Workspace e o Microsoft 365 oferecem recursos diferentes. Na ferramenta do Google é possível criar alguns controles para cada usuário, tais como definição de senhas, verificação em duas etapas e gerenciamento de dispositivos móveis. O Google Workspace também oferece permissões distintas para usuários diferentes. Por fim, nas assinaturas do plano Plus, o usuário conta com um serviço de retenção de dados com auditoria integrada.
O Microsoft 365 protege os dados com um PIN exclusivo do usuário. Assim, sempre que existe o acesso por meio de dispositivos móveis, é solicitado que o usuário insira seu PIN. A ferramenta também permite a criação de restrições para cópias e salvamentos de dados em dispositivos mobile. No caso de e-mails, o Outlook possibilita que alguns e-mails tenham o encaminhamento bloqueado, além de serem criptografados. Por fim, o Microsoft 365 autoriza algumas restrições com relação a apagar ou gerenciar esses dados em ambiente remoto.
Afinal, qual ferramenta escolher?
Na hora de escolher uma boa ferramenta para gerenciar seu escritório na nuvem não existe uma resposta certa. É preciso analisar as necessidades do seu negócio, bem como, as funcionalidades de cada ferramenta. Contudo, considerando as demandas presentes na rotina do advogado, acreditamos que o Microsoft 365 oferece algumas vantagens quando comparado ao Google Workspace. São elas: a maior capacidade de armazenamento, conformidade com a LGPD, instalação do pacote Office 365 no próprio dispositivo do advogado garantindo maior autonomia, organização das rotinas do escritório através do SharePoint, segurança, além da integração com outros aplicativos.
Você já conhecia as diferenças entre o Google Workspace e o Microsoft 365 para advogados? Entre em contato para saber mais sobre quais soluções e ferramentas podem ser interessantes para o seu escritório de advocacia.
